Konference CITEM 2010 a správa příspěvků pomocí Google Docs

V současnosti připravujeme s kolegy na fakultě i z australské Victoria University konferenci CITEM, která je zaměřena na mezinárodní obchod, vzdělávání, cestovní ruch a marketing. Konference se bude konat v prosinci 2010 a předpokládáme účastníky z řady zemí.

Pro tuto konferenci jsme potřebovali vyřešit nějaký jednoduchý a snadno využitelný systém pro správu příspěvků, jejich recenzí a odesílání informací účastníkům. Mohli jsme samozřejmě použít již hotové systémy, ale k nim bychom museli mít webhosting - což není složité, nicméně by se všichni zase museli učit něco nového. Proto jsme se přiklonili k využití Google Sites/Weby pro webové stránky konference a Google Docs pro samotnou správu příspěvků.

Poprvé využíváme ale nejen standardní funkce - webový formulář a tabulky. Navíc jsme pro automatizaci procesů recenzí na příspěvky a odesílání informací účastníkům napsali vlastní skripty. Takže po vyplnění formuláře s novým příspěvkem se účastníkovi automaticky odešle potvrzení přijetí včetně přiřazení čísla příspěvku a informace odejdou také odpovědným členům organizačního výboru (příklad, ze kterého jsme vyšli při tvorbě skriptu, je zde).

Také se díky výše uvedenému příkladu velmi jednoduše podařilo vyřešit workflow týkající se recenzí příspěvků. Jedná se o výběr recenzentů někým z organizačního výboru (seznam vč. emailů je na samostatném listu v téže tabulce jako příspěvky samotné) a následné automatické vygenerování a odeslání e-mailů s názvem příspěvku a rozšířeným abstraktem pro slepou recenzi. Poté, když se výsledek vrátí, je následně vygenerován a odeslán e-mail autorům ohledně výsledku recenzního řízení.

Všechny skripty jsou poměrně krátké (okolo 20 řádek), první se spouští automaticky na základě odeslání formuláře, ostatní se spouštějí ručně z menu. Je sledován stav řešení jednotlivých příspěvků a ostatní členové organizačního výboru konference se díky svým předchozím znalostem práce s Google Docs nemusejí učit nic významně nového. Celkově lze tedy říci, že je to řešení jednoduché, levné a plnící svůj účel.